নথি এবং কাগজপত্র সংরক্ষণের জন্য বক্স

2024 লেখক: Sierra Becker | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2024-02-26 04:26

নথিতে অর্ডার করা সর্বোত্তম এবং দ্রুত কাজের ফলাফলের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। এটি আপনাকে দ্রুত প্রয়োজনীয় কাগজপত্র খুঁজে বের করার পাশাপাশি বাহ্যিক কারণের প্রভাব থেকে রক্ষা করতে দেয়। নথিগুলির পদ্ধতিগতকরণ এবং সুরক্ষা নিশ্চিত করার জন্য, আপনাকে কীভাবে সেগুলিকে সঠিকভাবে সংরক্ষণাগার করতে হবে এবং এর জন্য কী কী উপায় প্রয়োজন তা জানতে হবে৷

নথি সংরক্ষণাগার

জন্ম থেকে শেষ দিন পর্যন্ত মানুষের জীবনের যে কোনো ক্ষেত্রে কাগজপত্র থাকে। তারা বিভিন্ন গুরুত্ব, মান, স্টোরেজ সময়কাল হতে পারে। কিন্তু তাদের বেশিরভাগকে একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য সঠিক অবস্থায় রাখতে হবে এটি একটি সত্য। দীর্ঘ সময়ের জন্য কাগজপত্র সংরক্ষণ নিশ্চিত করতে, নথি সংরক্ষণের জন্য বাক্স ব্যবহার করুন। আজ, এগুলি অবাধে কেনা বা হাতে তৈরি করা যায়৷

কাগজ সঞ্চয়ের প্রাসঙ্গিকতা

অরিজিনাল এবং কপিগুলো সবসময় সেভ করতে হবে।

• ছোট, মাঝারি এবংবড় উদ্যোগ, সরকারি সংস্থাগুলিতে, সংরক্ষণাগার একটি আইনি প্রয়োজন৷
• অফিসে, বিশেষ করে এইচআর, অ্যাকাউন্টিং, ট্রেডিং কোম্পানিতে, এটি আপনাকে কাজের প্রক্রিয়াটি অপ্টিমাইজ করতে, কাজের ক্ষেত্রটি আনলোড করতে এবং নতুন এবং বিদ্যমান উভয় কর্মীদের জন্য ফাংশনের ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করতে দেয়।
• বাড়িতে, এটি জরুরি পরিস্থিতিতে সহ সঠিক সময়ে অর্ডার এবং প্রয়োজনীয় কাগজপত্র খুঁজে পাওয়ার ক্ষমতা নিশ্চিত করে।

আর্কাইভিং আনুষাঙ্গিক

নথি সংরক্ষণের বাক্সগুলি সাধারণত কাগজ সংরক্ষণ করতে ব্যবহৃত হয়। আজ, তাদের জন্য ফাঁকা বিনামূল্যে বিক্রয়ের জন্য উপলব্ধ. একটি নিয়ম হিসাবে, তারা A4 কাগজপত্র জন্য প্রদান করা হয়. কিন্তু পাশাপাশি অন্যান্য মাপ আছে. কিছু নির্মাতারা ভোক্তাদের বিশেষ কাগজের বাক্স অফার করে যাতে কাগজের বেশ কয়েকটি বাক্স সংরক্ষণ করা যায়। এগুলি একত্রিত না করে বিক্রি করা হয় এবং একটি সাধারণ নির্দেশ যেকোন ক্রেতার পক্ষে সেগুলিকে একত্রিত করা সহজ করে তোলে৷ এই ধরনের বাক্সগুলির ব্যবহার আপনাকে অপ্রয়োজনীয় ব্যবসায়িক কাগজপত্র থেকে মুক্তি পেতে দেয় এবং প্রয়োজনে দ্রুত সঠিক নথিটি খুঁজে বের করতে দেয়। সঠিকভাবে নির্বাচিত বক্স বিন্যাস আপনাকে স্থানের সমস্যাটি সর্বোত্তমভাবে সমাধান করতে এবং দীর্ঘ সময়ের জন্য মূল্যবান উপকরণ সংরক্ষণ করতে দেয়। এবং মূল এবং অনুলিপিগুলির একটি স্পষ্ট কাঠামো মাঝে মাঝে কর্মীদের দ্বারা কাজের গতি বাড়ায়৷

অফিসে কাগজপত্র সংরক্ষণ করা

কর্মক্ষেত্রের উপাদানগুলি থেকে কাগজপত্র রক্ষা করার জন্য কার্ডবোর্ডের বাক্সগুলি সেরা পছন্দ৷ডকুমেন্ট স্টোরেজ। এগুলি ব্যবহার করার জন্য, বিষয় অনুসারে উপাদানগুলিকে গ্রুপে বিতরণ করা এবং সেগুলিকে বাল্ক বা পৃথক ফাইলে বা ফোল্ডার, ফোল্ডার বা অন্যান্য ধরণের সংগ্রহ করা প্রয়োজন। এবং তারপর প্রয়োজনীয় মাত্রা অনুযায়ী বাক্সগুলি কুড়ান। এগুলি সস্তা, তাই আপনি আপনার প্রয়োজনীয় পরিমাণ কিনতে পারেন। বাক্সগুলি প্রশস্ততা, স্থায়িত্ব এবং পরিবেশগত বন্ধুত্ব দ্বারা চিহ্নিত করা হয়। হাতের স্লটগুলি তোলা এবং চারপাশে নিয়ে যাওয়া সহজ করে, যখন ঢাকনা (হিংড বা অপসারণযোগ্য) ধুলোকে দূরে রাখে। কার্ডবোর্ডের বাইরে আপনি নথির ধরন স্বাক্ষর করতে পারেন। একটি নিয়ম হিসাবে, অফিস স্টোরেজ বাক্সগুলি মুদ্রিত গ্রাফিক নির্দেশাবলীর সাথে একত্রিত না করে বিক্রি করা হয়, যাতে সেগুলিকে সহজেই একত্রিত করা যায় এবং বিচ্ছিন্ন করা যায় এবং প্রয়োজনে, একটি নির্জন স্থানে লুকিয়ে রাখা যায়৷

দীর্ঘমেয়াদী সঞ্চয়ের জন্য নথির বিতরণ

একক সরকারী সংস্থা বা ব্যক্তিগত উদ্যোগ যা গুরুতর ব্যবসা পরিচালনা করে নথি সংরক্ষণাগার ছাড়া করতে পারে না। প্রশাসনিক, ট্যাক্স, কর্মী, অ্যাকাউন্টিং এবং অন্যান্য ডকুমেন্টেশনের একটি আলাদা স্টোরেজ সময়কাল রয়েছে, যা তালিকা নং 578 দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়। এটি একটি বাধ্যতামূলক পদ্ধতি, যা প্রায়শই মোটামুটি দীর্ঘ সঞ্চয় সময়কাল (75 বছর পর্যন্ত) প্রদান করে। এই ক্ষেত্রে, সমস্ত কাগজপত্র বাছাই করা হয়, বাক্সে রাখা হয় এবং এই উদ্দেশ্যে প্রদত্ত প্রাঙ্গনে হস্তান্তর করা হয়। এই ক্ষেত্রে বাক্সগুলির জন্য বিশেষ প্রয়োজনীয়তা রয়েছে: সেগুলি অবশ্যই টেকসই কার্ডবোর্ডের তৈরি হতে হবে (আদর্শভাবে, যদি তারা GOST প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে, তবে তাদেরও রয়েছেনির্দিষ্ট ওয়ারেন্টি সময়ের অনুরূপ)। এই ক্ষেত্রে, নথি এবং কার্ডবোর্ড বাক্স সংরক্ষণের জন্য সংরক্ষণাগার বাক্স ব্যবহার করা ভাল। পরেরটি কাগজপত্রের জন্য বেশ কয়েকটি পাত্রের আধার। দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজের জন্য তাদের স্ট্রিং আছে।

সুবিধার জন্য, আপনি উপকরণের উল্লম্ব এবং অনুভূমিক উভয় স্টোরেজের জন্য বাক্সও নিতে পারেন। এটিও বিবেচনায় নেওয়া উচিত যে এমন কিছু ব্যক্তিগত উদ্যোগ রয়েছে যারা গ্রাহকের দেওয়া মাত্রা অনুযায়ী কাগজপত্রের জন্য কন্টেইনার তৈরি করতে প্রস্তুত৷

হোম আর্কাইভ

প্রতিটি প্রাপ্তবয়স্কদের তাদের বাড়ির দেয়ালের মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্র রাখার বিষয়ে চিন্তা করা উচিত। সর্বোপরি, প্রায়শই আপনাকে আপনার পরিচয়, শিক্ষা, সম্পত্তির মালিকানা ইত্যাদি নিশ্চিত করার জন্য নথি প্রদান করতে হবে। অপ্রয়োজনীয় আর্থিক ব্যয় এড়াতে এবং আপনার অধিকার প্রয়োগ করতে সক্ষম হওয়ার জন্য, আপনাকে অবশ্যই গৃহস্থালীর যন্ত্রপাতির জন্য ওয়ারেন্টি কার্ড, এর জন্য ম্যানুয়াল রাখতে হবে। অপারেশন, ক্রয় রসিদ। জরুরী অবস্থায় নথিগুলির জরুরী প্রয়োজন হতে পারে: হঠাৎ চলে যাওয়া, আগুন, প্রাকৃতিক দুর্যোগ, জনসংখ্যাকে সরিয়ে নেওয়ার ক্ষেত্রে…

সিকিউরিটিজের আসল এবং কপি অবশ্যই এক জায়গায় থাকতে হবে, চোখ থেকে লুকানো, বাছাই করা এবং বাহ্যিক কারণ থেকে সুরক্ষিত। এই উদ্দেশ্যে বাড়িতে নথি সংরক্ষণের জন্য একটি বাক্স প্রস্তুত করা হলে এটি ভাল। এটি কেনা যেতে পারে, একটি ছোট দামের জন্য একটি দোকানে একটি কার্ডবোর্ড ফাঁকা কিনে তৈরি করা যেতে পারে, বা আপনি যে কোনও অপ্রয়োজনীয় বাক্স মানিয়ে নিতে পারেন। সংরক্ষণাগারভুক্ত না হলেআসল, তাদের বেদনাদায়ক অনুসন্ধান নিশ্চিত করা হবে, এবং ক্ষতির ক্ষেত্রে পুনরুদ্ধারের জন্য অনেক সময়, অর্থ এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, স্নায়ুর প্রয়োজন হবে।

গৃহ মূল্যের সংগঠন

কাগজপত্র এবং নথি সংরক্ষণের জন্য বাক্সগুলি কেনার জন্য বা সেগুলি নিজে তৈরি করতে, আপনাকে সমস্ত উপকরণ আলাদা করতে হবে এবং সেগুলিকে গোষ্ঠীতে সাজাতে হবে, উদাহরণস্বরূপ:

• ব্যক্তিগত নথি;
• মালিকানা দেখাচ্ছে কাগজপত্র;
• ঋণ চুক্তি, লেনদেনে অর্থপ্রদান;
• পরিবারের সদস্যদের স্বাস্থ্যের অবস্থা, পরীক্ষায় উত্তীর্ণ, ডাক্তারদের মতামত সম্পর্কে কাগজপত্র;
• পণ্য, ওয়ারেন্টি কার্ড ইত্যাদির জন্য অর্থপ্রদান নিশ্চিতকারী সামগ্রী।

এটি সিকিউরিটিজের বৈধতার সময়কাল বিবেচনায় নেওয়া প্রয়োজন, কারণ তাদের মধ্যে কিছু বিশ্লেষণের সময় প্রাসঙ্গিক নাও হতে পারে।

বস্তু বিতরণের জন্য টিপস

অরিজিনাল এবং কপি আকারে পরিবর্তিত হতে পারে, তাই ফাইলিং বক্সগুলিও মেলে তৈরি করা যেতে পারে। এই ক্ষেত্রে, আসলগুলি সাজানো যেতে পারে:

• গুরুত্ব অনুসারে;
• আকার অনুসারে;
• প্রাসঙ্গিকতার সময়কাল অনুসারে;
• টাইপ অনুসারে (কাজ, বাড়ি…);
• ইভেন্টে।

এই ধরনের পদ্ধতিগতকরণ সঠিক কাগজপত্র খোঁজার সময় বাঁচাবে এবং শিশু, অপরিচিত এবং বাহ্যিক কারণ থেকে তাদের রক্ষা করবে।

DIY স্টোরেজ বক্স

পরিবার এবং অফিস সামগ্রীর মধ্যে প্রধান পার্থক্য হল তাদের আকার: কর্মক্ষেত্রেএটি সাধারণত A4 হয়, যখন বাড়িতে কাগজটি খুব আলাদা হয়। অতএব, আপনি নিজের হাতে নথি সংরক্ষণের জন্য বাক্স তৈরি করতে পারেন। বিভিন্ন বিকল্প আছে:

1. আপনি সুপারমার্কেটের যেকোনো গৃহস্থালি বিভাগে একটি ফাঁকা কিনতে পারেন এবং নির্দেশাবলী অনুসরণ করে এটি একত্রিত করতে পারেন।
2. আপনার যদি ছোট আকারের একটি বাক্সের প্রয়োজন হয় তবে আপনাকে অঙ্কনগুলি নিতে হবে, সেগুলি ডাউনলোড করতে হবে, সেগুলিকে কার্ডবোর্ডে স্থানান্তর করতে হবে এবং সেগুলিকে আঠালো করতে হবে৷ যদি নির্দিষ্ট মাত্রা ব্যবহারকারীর সাথে মানানসই না হয়, আপনি ওয়ার্কপিসের মাত্রা কয়েকবার হ্রাস করার সময় অঙ্কনটি কাগজে স্থানান্তর করতে পারেন।
3. সবচেয়ে সহজ বিকল্প হল আপনার প্রয়োজন নেই এমন যেকোন বাক্স নেওয়া এবং মূলের জন্য স্টোরেজে রাখা।
4. আপনার নিজের অঙ্কন অনুযায়ী তৈরি করুন। সুতরাং, উদাহরণস্বরূপ, ব্যক্তিগত নথিগুলির (পাসপোর্ট, জন্ম শংসাপত্র, অধিকার, শিক্ষা ডিপ্লোমা) জন্য একটি বাক্স তৈরি করার জন্য, আপনাকে শক্ত কাগজের 2 টি শীট (পিচবোর্ড) নিতে হবে, প্রতিটি থেকে প্রয়োজনীয় আকারের একটি বর্গক্ষেত্র কেটে ফেলতে হবে, একটিতে অতিরিক্ত 1.5 সেমি যোগ করুন (ঢাকনার জন্য)। তারপর প্রতিটি শীটকে অর্ধেক এবং বিভিন্ন তির্যক বরাবর ভাঁজ করুন। মোট 3টি লাইন থাকতে হবে। এর পরে, কোণগুলি কেন্দ্রে বাঁকানো উচিত এবং তারপরে প্রতিটি পাশ ভাঁজ করা উচিত যাতে এর প্রান্তটি শীটের মাঝখানে যায়। চূড়ান্ত পদক্ষেপ হল বিদ্যমান লাইন বরাবর কাগজের বাক্সটিকে একত্রিত করা এবং পার্শ্বগুলিকে আঠালো করা।

একই সময়ে, রঙিন কাগজ, আঠা, কাঁচি ব্যবহার করে অভ্যন্তরের রঙের সাথে মেলে এমন যে কোনও বাক্স সাজানো যেতে পারে। ভরা "ভল্ট" সরাসরি সূর্যালোক, আর্দ্রতা এবং শিশুদের থেকে দূরে রাখতে হবে।

নথি মানব জীবনের সঙ্গী। আপনি সংরক্ষণাগারে নথি সংরক্ষণের জন্য বাক্সগুলির সাহায্যে তাদের সুরক্ষা নিশ্চিত করতে পারেন এবং যদি আর্থিক পরিস্থিতি এটির অনুমতি না দেয় তবে আপনি উন্নত উপকরণ ব্যবহার করে সেগুলি নিজেই তৈরি করতে পারেন। এবং তারপর কর্মক্ষেত্রে এবং বাড়িতে একটি শান্ত পরিবেশ প্রদান করা হয়৷